Si l’on devait donner une définition simple de ce qu’est l’évènementiel, on peut dire qu’il s’agit d’un terme servant à désigner tout ce qui est relié aux évènements. Ce terme est aujourd’hui une composante importante de la communication publique, dans le sens où à l’heure actuelle, le numérique a permis à l’évènement de prendre une dimension beaucoup plus vaste. Toutefois, cette transformation n’enlève en rien le principe de base de l’évènement. Il reste un élément indispensable de l’animation, de la promotion et des relations de proximité avec les individus.
Qu’est qu’un évènementiel, pourquoi en organiser et à qui s’adresse t il ?
Afin de pouvoir donner une définition concrète de l’évènementiel, il faudra d’abord définir ce qu’est un évènement. D’une manière générale, on peut définir l’évènement comme étant un moment important et marquant. Il crée alors un certain enthousiasme chez les participants. Toutefois, le type d’évènement dont il est question ici est pensé pour remplir un objectif précis et vise un public bien spécifique.
Ces évènements peuvent être de deux types :
- Évènement pour des particuliers (B2C)
- Évènement pour des professionnels (B2B) : entreprises, collectivités, associations, etc.
En ce qui concerne l’évènementiel B2B par exemple, il peut prendre plusieurs formes : salons, conférences, inaugurations, congrès, animations commerciales, journée de Team Building, séminaires, lancement de produit, meeting, tournée de promotion, etc.
Pour finir, l’évènement peut avoir plusieurs objectifs. Ils peuvent servir à favoriser les échanges de connaissances, à informer, à recruter de nouveaux collaborateurs, à motiver les salariés, à améliorer le réseautage, à remercier les collaborateurs et les clients ou encore à renforcer la cohésion entre les employés.
Différents types d’évènements
Les événements personnels
Les événements personnels sont des événements organisés par des particuliers dans le but de célébrer un moment important. Cela peut être un mariage, un baby shower, un anniversaire ou un baptême.
Généralement, ce type d’événement peut être organisé par le particulier lui-même. Toutefois, si ce dernier souhaite faire de l’événement un moment inoubliable, il peut faire appel aux services de professionnels en la matière comme les « event planner ». Ces derniers peuvent en effet s’occuper de l’organisation d’événements, de A à Z. Allant de la préparation des invitations des convives, en passant par la prise de contact avec le traiteur, jusqu’à l’installation de la logistique (sonorisation, tables, chaises, couverts, etc.). Ces prestataires sont dotés de créativité et des compétences nécessaires pour faire de votre événement une réussite totale.
Les événements professionnels
Les événements professionnels peuvent prendre plusieurs formes. Ils peuvent être des événements sportifs durant lesquels les participants vont s’adonner à diverses compétitions sportives : courses, football, basket-ball, etc. Ou encore des événements privés comme des réceptions, des cocktails ou des soirées d’entreprise.he said
En ce qui concerne les événements professionnels, l’appel à un event planner est recommandé. Ce dernier se chargera d’organiser un événement digne de ce nom, et pouvant mettre en avant votre image de marque. Des hôtesses seront notamment présentes pour aider à accueillir les convives.
Organiser son évènement à Lyon
Organiser son propre événement ne s’improvise pas. Il faudra penser à plusieurs points importants qui permettront de garantir son succès. Pour établir un projet événementiel, il faudra alors faire attention à trouver le bon concept. Avoir une idée précise de comment l’évènement va se dérouler, des animations qui y seront présentes, des repas, etc. L’organisation ne sera pas la même pour un séminaire, un Team Building ou une soirée d’entreprise à Lyon.
Ensuite, il sera nécessaire de s’accorder sur un budget précis à respecter. Cela permet d’éviter de faire trop d’écart et de se retrouver avec un événement trop coûteux. Puis vient la recherche du lieu. La région Rhône Alpes regorge d’endroits variés et atypiques pour trouver un lieu de séminaire à Lyon ou aux alentours, ou encore préparer un Team Building. Une étape importante de l’organisation car le lieu comptera pour plus de la moitié de la réussite de l’événement. Le prestataire devra notamment imaginer une scénographie adaptée au type d’événement à organiser.
Choisir ses prestataires en fonction de l’événement, des invités et du lieu
Comme on l’a dit précédemment, il est possible pour une entreprise de s’occuper elle-même de l’organisation de ses évènements. Elle possède en effet son propre service de communication interne qui s’occupe de gérer les événements de l’entreprise.
Toutefois, la mise en place d’un événement de qualité requiert une connaissance plus avancée en la matière. Surtout que l’organisation d’un événement digne de ce nom peut faire face à de nombreuses contraintes techniques.
Pour mener à bien de telles missions, il est donc préférable de faire appel à une agence événementielle, nombreuses dans la ville des lumières. Composé de plusieurs professionnels, qui connaissent parfaitement la ville de Lyon et sa région, ce type d’agence peut concevoir un événement en se basant sur les attentes de l’entreprise. Le chef de projet sera alors chargé de mettre en place le projet. Sans oublier les « créatifs » chargés de proposer des idées pouvant servir à rendre l’événement plus intéressant. Toutefois, ces idées doivent être validées par le chef de projet avant de pouvoir être initiées.